Una gira no es una serie de conciertos: es la logística que hay entre ellos. Los shows son la parte fácil, y la ruta se rompe en los huecos. Un trayecto que nadie midió, una sala que esperaba tu rider hace tres semanas, una liquidación que nadie apuntó. Este checklist repasa qué cerrar antes de una tanda de fechas, más o menos en el orden en que toca hacerlo.
Cierra la ruta antes que ninguna otra cosa
La ruta decide el coste, el cansancio y la mitad de los problemas que tendrás después. Pon las fechas en un mapa antes de confirmarlas y mira tres cosas: la distancia entre ciudades consecutivas, el tiempo real de viaje con el load-in y el load-out incluidos, y dónde tiene que caer un día libre para que la banda llegue en condiciones de tocar.
Lleva el estado de cada fecha con honestidad. Una fecha reservada no es una fecha confirmada, y una tentativa que todos dan por hecha es como una ruta acaba con un agujero en medio o con dos shows a seis horas uno de otro. Marca cada fecha como confirmada, tentativa o cancelada, y ten ese estado donde toda la banda lo vea.
- Las fechas en un mapa antes de confirmarlas
- Tiempos de viaje reales, con load-in y load-out
- Un día libre donde la ruta lo exija
- Confirmada, tentativa y cancelada bien marcadas
Pon el dinero por escrito antes de arrancar
Cada fecha tiene dos números: lo que paga y lo que cuesta. El caché, la señal y cómo cobras esa noche van por escrito, junto con el reparto si compartes cartel. Los costes son combustible o vuelos, alojamiento, comida, crew, alquiler de backline y el merch que tuviste que imprimir por adelantado.
Usa un contrato por fecha en lugar de una cadena de correos, con la sala, el importe, la moneda y la fecha, y controla si está en borrador, enviado o firmado. Después calcula el punto de equilibrio de la ruta entera, no de cada show: un viernes fuerte puede sostener un martes flojo, y eso solo lo ves si presupuestas la gira como una unidad.
- Caché, señal y condiciones de cobro por fecha, por escrito
- Un contrato firmado en lugar de un hilo de correos
- Combustible, alojamiento, comida, crew y backline en el presupuesto
- Punto de equilibrio calculado sobre la ruta entera
Haz el advance de cada fecha, sala por sala
El advance es la llamada o el correo, dos o tres semanas antes, que convierte una contratación en un plan. Confirma el contacto de producción y su teléfono, el horario del load-in al cierre, qué PA y qué backline pone la sala, dónde aparca la furgoneta y quién está en la puerta.
Manda tu documentación en el mismo mensaje: el stage plot, el rider técnico y la lista de entradas, para que el técnico prepare antes de que llegues. Acuerda el número de guest list, confirma cómo se venden las entradas y cómo funciona la liquidación al final de la noche, y apunta las respuestas donde la banda pueda leerlas.
- Un contacto de producción con nombre y teléfono
- Load-in, soundcheck, puertas, horarios de show y cierre
- Stage plot, rider y lista de entradas enviados antes
- Guest list, ticketing y liquidación acordados por adelantado
Planifica viajes, alojamiento y el día de las personas
Mide los viajes en horas puerta a puerta, no en kilómetros, y suma carga, paradas de combustible y tráfico. Cinco horas de carretera después de un show que acaba a la una de la madrugada no son lo mismo que las mismas cinco horas en una tarde descansada, y el horario debería decir cuál de las dos es.
Reserva alojamiento cerca de la sala cuando el día es largo, y decide quién conduce y cuándo duerme. Asigna a las personas a cada fecha igual que asignas el equipo: quién toca, quién conduce, quién vende merch, y confírmalo con ellos en lugar de darlo por hecho.
- Tiempo de viaje puerta a puerta, con carga y paradas
- Alojamiento elegido según lo largo que sea el día
- Un conductor con nombre por trayecto, con descanso planificado
- Cada persona asignada y confirmada por fecha
Prepara el equipo, los repuestos y los papeles
Monta un inventario de todo lo que sale del local: instrumentos, audio, cables, cases, iluminación y merch, con números de serie de lo que valga la pena asegurar. Una lista que repasas en el load-out es la única forma fiable de no dejarte una pedalera en una sala a las dos de la mañana.
Lleva repuestos de lo que falla de verdad: primero cables, y después cuerdas, baquetas, pilas, fusibles y un dispositivo de reproducción de respaldo con una mezcla estéreo del set. Lleva también los papeles, con DNI o pasaportes y sus caducidades revisadas, seguros, permisos cuando apliquen y una copia de cada contrato.
- Un inventario, repasado en cada load-out
- Números de serie de todo lo asegurado
- Cables, cuerdas, baquetas, pilas y un reproductor de respaldo
- Pasaportes, seguros y contratos revisados antes de salir
Lleva cada fecha desde un day sheet y luego liquídala
El día del bolo nadie lee una hoja de cálculo. Lo que funciona es un solo day sheet por fecha: la dirección, los horarios, los contactos, el hotel y quién tiene que estar dónde. Mándalo la noche anterior y la mayoría de las preguntas desaparecen.
Después del show, cierra la fecha en caliente. Apunta lo que ha entrado y lo que ha salido, anota qué se ha roto o se ha acabado y repón antes del siguiente load-in. Una ruta que se liquida show a show nunca se convierte en un mes de tickets que nadie puede cuadrar.
- Un day sheet por fecha, enviado la noche antes
- Ingresos y gastos apuntados esa misma noche
- Un checklist post-show: equipo contado, merch contado
- Reparaciones y reposición antes de la siguiente fecha